Pratiques Spi

Activités <> note interne (message)

• Note interne : on communique une info ou on pose une question à un/une collègue en précédant de @ --> les messages reçus se retrouvent dans le module MESSAGE --> pour répondre on précède d’un @ aussi
• Activité : tout ce qui demande une réponse avec une échéance (pour soi-même ou pour un/une collègue --> module ACTIVITES

Le bon réflexe : je fais suivre une demande reçue d’un demandeur externe (mail/téléphone/rencontre) à  commercial@spi.be

Clarification du rôle de la 1e ligne vs la 2e ligne (SPOC)

• La 1e ligne capte un max d’infos sur le demandeur et la demande et les encode dans ODOO
• La 2e ligne vérifie que tout est en ordre et assigne le responsable
• Utilisation de l’adresse mail commercial@spi.be sert uniquement pour l’encodage de demandes et ne plus mettre commercial en copie avec des échanges entre collègues -> on envoie la demande à commercial et si on veut informer les collègues de cette demande on forwarde le mail que l’on a envoyé à commercial

Modèles de mails disponibles

• Des modèles de mails types sont disponibles dans ODOO lors de l’envoi d’un message externe

Structure Intitulé des documents liés à une demande

• Pour l’offre : on commence l’intitulé du/des documents par OFR_
• Pour la demande : l’intitulé du/des documents commence par DEM_

Infos minimums à encoder dans les onglets « suivi de la demande » et « suivi de l’offre »

• Dans le champ description du suivi, on encode « date : quelques mots »
• Par ordre chronologique inversé

Demande prioritaire (étoiles) <> demande urgente

• La 1e ligne doit pouvoir indiquer l’urgence et de qui ça vient (bourgmestre, ministre,  ,…) dans la description de la demande
• C’est le cadre qui détermine lui-même la priorité = étoiles

 Archivage

• Chaque utilisateur peut archiver la fiche d’un interlocuteur s’il apprend que cette personne a quitté l’entreprise/l’organisme à laquelle/auquel elle était rattachée à il faut ajouter une note interne avec la raison de l’archivage
• Seule la responsable FC (CCOL) peut archiver une fiche contact quand il y a un doublon/faillite/société n'existe plus à si on sait qu’elle doit être archivée : on créé une activité pour Christelle sur la fiche en question et on donne des explications
• Lorsqu’une fiche est archivée, on ne peut plus créer un nouvel objet sur cette fiche mais on peut continuer de gérer tout ce qui y a été lié précédemment (courrier/demande/interaction/…)

Doublons interlocuteur

• Créer une activité pour Christelle et expliquer le pourquoi si on identifie quand même un doublon
• Si on a une personne au téléphone qui a plus d’1 fiche → vérifier avec lui s’il travaille toujours bien pour les autres

Création d'un service

• Dans le pop-up choisir "particulier" et encoder le nom du service dans le champ "Nom" 
• Sélectionner ensuite ‘service lié à une entreprise/organisme’ dans la qualité du particulier

Création d’une nouvelle société

• Il faut toujours créer la société avec un numéro d’établissement de préférence

Si un interlocuteur change de société

• On archive sa fiche actuelle comme ça on garde tous les liens (demandes, courriers,...) avec la société parente et on crée une nouvelle fiche pour cet interlocuteur en lien avec sa nouvelle société

Nom 2 ou Autre nom

• Ajouter la colonne “AUTRE NOM” dans la liste (en le sélectionnant via les trois petits points)

• On ne peut pas archiver des documents mais on peut supprimer SES documents (pas ceux des autres)

• Si vous avez plusieurs échanges avec un (plusieurs) interlocuteur(s) externe(s) sur un même élément de dossier/projet ou sur un même sujet, n'encodez qu'une seule interaction et mentionnez en guise de suivi les différents échanges et dates dans le détail de l'interaction
• Il vaut toujours mieux privilégier de mentionner dans le détail de l'interaction les éléments importants de discussion avec votre (ou vos) interlocuteur(s) externe(s) pour garantir un meilleur suivi et conserver l'utilisation du chatteur pour les questions/échanges internes (ou envoi de messages externes)

• La première ligne utilise le message externe dans le cadre de la gestion des pistes dès le 4/07
• L'utilisation et la gestion d'un message externe (quand, pour quel type de message ou document) est géré par équipe
• Du 4/07 à début septembre : les équipes qui sont à l’aise avec ODOO peuvent envoyer directement un message externe à l’interlocuteur/demandeur/expéditeur ou encore destinataire au départ d’une interaction, d’une demande ou d’un courrier
• En septembre, toutes les équipes s’alignent en termes d’utilisation de cette fonctionnalité et on réfléchit à élargir l’utilisation des messages externes au départ d’une fiche d’un interlocuteur

• AAAAMMJJ-IN/OUT-Intitulé explicite --> chacun doit pouvoir comprendre en quoi consiste le document grâce au libellé

• On adresse/assigné le courrier, la demande, … au « vrai » destinataire et c’est le suppléant qui va vérifier via des filtres ce qui est à faire
• Le SPOC peut également envoyer une note interne adressée au suppléant dans le chatteur afin de lui signifier qu’il y a quelque chose à vérifier