Foire aux questions

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Se connecter

Pour vous connecter à votre compte utilisateur, accédez à la page de connexion en cliquant sur le bouton "Voir document" dans le mail qui vous a été envoyé.  Un écran de connexion apparaît (voir ci-dessous). Cliquer sur "Se connecter" (voir encadré rouge ci-dessous).


Saisissez votre adresse e-mail (l’adresse sur laquelle vous avez reçu le mail de SPI), entrez votre mot de passe (encadrer vert ci-dessous), puis cliquez sur le bouton "Se connecter" (voir encadré bleu ci-dessous).


Un code à 6 chiffres vous est envoyé à la même adresse e-mail. Veuillez saisir ce code dans l'espace prévu à cet effet sur la page d’authentification (voir encadré rouge ci-dessous). Une fois le code correctement saisi, cliquer sur le bouton "Identifiant" (voir encadré vers ci-dessous), vous serez connecté à votre compte utilisateur.


Se déconnecter

Pour vous déconnecter de votre compte, procédez comme suit : Cliquer sur votre nom d'utilisateur situé dans le coin supérieur droit de la page (voir encadré rouge). Le bouton "Déconnexion" apparaitra (voir encadré vert). Cliquez sur ce bouton pour vous déconnecter de votre compte.


Pour changer la langue du portail en Allemand, accédez à la page des détails de votre compte en cliquant sur "Modifier" (voir encadré rouge ci-dessous).


Recherchez le champ "Langue" dans les détails (voir encadré rouge ci-dessous). Dans le menu déroulant des langues disponibles, sélectionnez "German / Deutsch". Enregistrez vos modifications en cliquant sur le bouton "Sauvegarder" (voir encadré vert ci-dessous). Après avoir effectué ces étapes, tout sera désormais affiché en allemand.


Pour modifier vos coordonnées, accédez à la page des détails en cliquant sur "Modifier" (voir encadré rouge ci-dessous).


Apportez les modifications nécessaires à vos coordonnées, telles que votre nom, numéro de téléphone, etc. Enregistrez les modifications en cliquant sur le bouton "Sauvegarder" (voir encadré vert ci-dessous). Vos coordonnées seront alors mises à jour dans notre système.
Attention : si vous souhaitez modifier vos coordonnées dans les encadrés gris, veuillez contacter SPI.


Pour changer votre mot de passe, cliquer sur "Éditer les configurations de sécurité" (voir encadré rouge ci-dessous).


Saisissez votre mot de passe actuel (voir encadré rouge ci-dessous). Ensuite, entrez votre nouveau mot de passe dans les champs prévus à cet effet (voir encadré bleu ci-dessous). Veuillez noter que si votre nouveau de mot de passe ne respecte pas les critères de sécurité, le système n’acceptera pas votre nouveau de mot de passe et vous donnera les critères a respecter. Enregistrez les modifications en cliquant sur le bouton "Modifier le mot de passe" (voir encadré vert ci-dessous). Votre mot de passe sera alors mis à jour.


Si vous avez oublié votre mot de passe actuel, vous pouvez le réinitialiser en suivant ces étapes : sur la page de connexion (pour y accéder cliquer sur le bouton "Voir document" dans le mail qui vous a été envoyé), cliquez sur le lien "Réinitialiser le mot de passe" (voir encadré rouge ci-dessous).


Saisissez votre adresse e-mail (l’adresse sur laquelle vous avez reçu le mail de SPI) comme indiqué ci-dessous. Vous recevrez un e-mail contenant un lien de réinitialisation du mot de passe.


Cliquez sur le lien et suivez les instructions pour créer un nouveau mot de passe. Après avoir suivi ces étapes, votre mot de passe sera mis à jour.


Formulaire

Pour accéder au formulaire, connectez-vous à votre compte utilisateur. Cliquez sur la rubrique appropriée où se trouve les formulaires (voir encadré rouge ci-dessous).


Cliquez sur le formulaire que vous souhaitez compléter (voir encadré rouge ci-dessous).


Le formulaire s'ouvrira alors, et vous pourrez le remplir avec les informations requises.


Lorsque vous avez encodé quelques données et que vous souhaitez les sauvegarder, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Sauvegarder » situé à gauche de votre écran (voir flèche et encadré rouge ci-dessous).


Veuillez noter que ce bouton se situe en-dessous de la liste des différents chapitres. Il se peut donc que vous soyez obligé de « scroller » vers le bas afin qu’il apparaisse.

Lorsque vous aurez cliqué, le portail vous indique à travers une notification (flèche et encadré vert ci-dessous) que tout ce que vous avez encodé a été sauvegardé. Attention : la sauvegarde ne vaut pas signature !


Si vous souhaitez télécharger le formulaire afin de l’imprimer et de le lire et/ou de le remplir manuellement pour l’envoyer par mail ensuite, il suffit de cliquer sur le bouton « Télécharger le formulaire » situé à gauche de votre écran (voir encadré rouge et flèche rouge ci-dessous).


Le formulaire sera téléchargé sur votre ordinateur dans le fichier « téléchargements » et s’ouvrira en format PDF.


Vous avez bien sûr toujours l’opportunité de téléphoner ou d’envoyer un mail à vote personne de contact au sein de SPI. Sachez qu’il est également possible d’envoyer une question/remarques/commentaires à travers le formulaire en ligne. Pour cela, aller en bas de page (ou cliquer sur « Discussion » à gauche) afin de voir le chapitre « Discussion » (voir flèche rouge et encadré rouge ci-dessous).


Vous pouvez écrire votre question (ou autre) dans l’espace prévu à cet effet (voir encadré vert ci-dessus). Lorsque vous avez terminé, cliquer sur le bouton « Envoyer » (encadré bleu ci-dessus). Cela envoi une notification au responsable SPI. Notez que vous pouvez joindre un ou plusieurs documents à votre question/remarque. Pour cela il suffit de cliquer sur le trombone (à côté du bouton « envoyer ») et de sélectionner le ou les document(s). Le document sera envoyé lorsque vous aurez cliqué sur le bouton « envoyer ».

Vous recevrez un mail lorsque SPI aura répondu à votre question et vous pourrez également retrouver tout le fil de la conversation (vos questions, les réponses de SPI) au même endroit à savoir dans le chapitre « Discussion » en bas du formulaire (voir flèche et encadré rouge ci-dessous).


Lorsque vous avez rempli tous les champs obligatoires (marqués par un astérisque), vous pouvez signer et envoyer le formulaire. Pour ce faire, cliquer sur le bouton « Valider et envoyer » (voir flèche rouge et encadré rouge ci-dessous).


Le formulaire apparaît en format PDF (voir image ci-dessous).

Il vous suffit de cliquer sur « Cliquez pour commencer » et l’application vous guide dans les étapes à suivre.


Et donc aussi pour la signature (voir flèche rouge et encadré rouge ci-dessous) :


Pour signer, cliquez dans le bloc « Signature », le portail vous propose alors de définir votre signature : soit en la dessinant vous-même, soit de manière automatique, soit en chargeant une image de votre signature (voir encadré bleu ci-dessous).


Une fois sélectionné, votre signature apparaît (dans cet exemple-ci « SPI user PORTAIL ») et vous pouvez alors cliquer sur le bouton « Adopter et signer » (encadré rouge ci-dessus).

Un bandeau mauve apparaît en bas de page. Cliquez sur le bouton « Valider et envoyer le document complété » :


Cela envoie automatiquement le formulaire complété et signé à SPI :


Cliquer sur le bouton « Voir document signé » (encadré rouge ci-dessus), vous permet de voir le document signé mais également de le télécharger, de télécharger le certificat de signature et de revenir au formulaire (voir encadré vert ci-dessous).


Vous pouvez envoyer un document demandé par SPI (ex : croquis d’implantation) au travers du portail. Pour se faire, cliquez sur « Annexe » à gauche de votre écran ou scrollez vers le bas de page. Vous verrez apparaitre le chapitre « Annexes à envoyer » (encadré rouge ci-dessous). Cliquer sur le bouton « Sélect. fichiers » (encadré vert) vous permet de sélectionner le fichier que vous souhaitez envoyer à SPI.


Une fois le document sélectionné, cliquez sur « Ouvrir » :


Le portail vous confirme l’envoi du document grâce à un bandeau vert qui apparaît au dessous du formulaire :


Attention : lorsque vous avez cliqué sur le bouton « Ouvrir », cela envoie automatiquement le document ! Si vous vous êtes trompé, vous pouvez supprimer le document envoyé en cliquant sur « supprimer » comme indiqué ci-dessous (encadré bleu) :


Les documents envoyés par SPI et qui sont à signer par le destinataire, se trouvent dans le chapitre « Annexe ». En cliquant sur « Annexes » à gauche de votre écran (ou en scrollant en bas du formulaire), vous trouverez le chapitre « Annexe » ainsi que « Annexes à signer » (encadrés rouges ci-dessous).


Dans l’exemple, il y a un document à signer (encadré vert). Pour se faire, cliquer sur le bouton « Signer » (encadré bleu ci-dessus). Le document apparaît. Il vous suffit de cliquer sur « Cliquez pour commencer » et l’application vous guide dans les étapes à réaliser.


Pour signer, cliquez dans le bloc « Signature », le portail vous propose alors de définir votre signature : soit en la dessinant vous-même, soit de manière automatique soit en chargeant une image de votre signature (voir encadré bleu ci-dessous).


Une fois sélectionné, votre signature apparaît (dans cet exemple-ci « SPI user PORTAIL ») et vous pouvez alors cliquer sur le bouton « Adopter et signer » (encadré rouge ci-dessus).

Un bandeau mauve apparaît en bas de page. Cliquez sur le bouton « Valider et envoyer le document complété » :


Cela envoie automatiquement le document signé à SPI :


Cliquer sur le bouton « Voir document signé » (encadré rouge ci-dessus), vous permet de voir le document signé mais également de le télécharger, de télécharger le certificat de signature et de revenir au formulaire (voir encadré vert ci-dessous).


Dans le formulaire, en bas de page, dans le chapitre Annexes, vous retrouvez le document avec le statut « Signé » ce qui vous confirme que le document a bien été signé (voir encadré rouge ci-dessous).


Lorsque vous avez signé le formulaire, celui-ci est téléchargeable grâce au bouton « Télécharger le formulaire » (voir encadré rouge ci-dessous). Vous pouvez également télécharger le certificat de signature en cliquant sur le bouton « Télécharger le certificat ».

Tous les documents envoyés par SPI et que vous avez signés ou non, se retrouvent dans le chapitre « Annexes »/ « Annexes à signer » (voir encadré vert ci-dessous). C’est là que vous verrez leurs statuts (A signer, Signé) et que vous pourrez soit signer soit télécharger les documents que vous avez déjà signés.

Enfin, tous les documents que vous avez envoyé à SPI, se retrouvent dans le chapitre « Annexes »/ « Annexes à envoyer » (voir encadré bleu) où vous retrouverez la liste des documents envoyés et où vous pourrez les supprimer en cas d’erreur.


Contrat


Cliquez sur « Signer le document » dans le mail que vous avez reçu.


Une page s’ouvre automatiquement dans votre navigateur avec le document en attente de signature. Prenez le temps de vérifier que le document vous convient avant de passer à la signature.


Cliquez ensuite sur « Signer avec eID ».
Il est important de noter que la signature via eID est obligatoire pour les contrats et avenants. 


Vous serez alors redirigé vers le site du BOSA pour permettre la signature via eID.


Vous devrez peut-être installer l’extension en cliquant sur « Installez l’extension BeIDConnect ».


Cliquez ensuite sur « Ajouter à Chrome ».



Ensuite, cliquez sur « Ajouter l’extension ».



Une fois l’extension ajoutée, retournez sur la page du BOSA et cliquez sur « J’ai installé l’extension BeIDConnect » pour passer à l’étape suivante.



Insérez votre carte d’identité dans votre lecteur de carte. Lorsque votre carte est correctement insérée, le bouton « Je veux signer » devient bleu. Cliquez alors dessus.



Insérez ensuite votre code PIN, puis cliquez sur « Signer avec l’eID ». 



Le document est maintenant signé.


Si vous rencontrez un problème lors de la signature d’un contrat, veuillez contacter Spi. Si possible, indiquez-nous l’étape qui pose problème afin que nous puissions vous aider au mieux.